1. Xác định thông tin lô hàng
Liệt kê tên hàng, số kiện, kích thước và trọng lượng. Bổ sung địa chỉ lấy hàng, ngày hàng sẵn sàng và địa chỉ giao đầy đủ tại Việt Nam. Ảnh hoặc thông số sản phẩm giúp đội ngũ xử lý nhận diện các yêu cầu đặc biệt.
2. So sánh các phương thức
Đường bộ có phương án nguyên xe và hàng ghép. Đường biển có FCL và LCL cho đơn hàng lớn hoặc có kế hoạch. Hàng không cần được cân nhắc khi mức độ khẩn cấp phù hợp với chi phí. Lựa chọn phụ thuộc vào toàn bộ hành trình và đặc điểm hàng.
3. Thống nhất trách nhiệm
Kiểm tra điều kiện thương mại với nhà cung cấp và bên nhận. Làm rõ bên phụ trách lấy hàng, xuất khẩu, vận tải, nhập khẩu, thuế và giao hàng. Yêu cầu phạm vi bằng văn bản thay vì mặc định mọi báo giá giống nhau.
4. Rà soát chứng từ trước khi xếp hàng
Chuẩn bị hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và thông tin sản phẩm từ sớm. Yêu cầu chứng từ phụ thuộc vào hàng và giao dịch. Trao đổi với đội ngũ phụ trách trước khi hàng rời nhà cung cấp.
5. Lập kế hoạch ngược từ ngày cần nhận
Tính cả chuẩn bị hàng, lấy hàng, xử lý tại cảng hoặc cửa khẩu và giao nội địa. Thời gian tàu chạy hoặc bay chỉ là một chặng. Hỏi rõ các mốc cập nhật trong hành trình.