Trước khi yêu cầu báo giá vận chuyển máy móc, hãy lập thông tin riêng cho từng kiện hàng đã đóng gói. Tập hợp kích thước, trọng lượng cả bì và ảnh tương ứng để đội ngũ logistics có thể đối chiếu cùng một bộ dữ liệu.

1. Đo và Ghi Nhận Từng Kiện Hàng Riêng Biệt

Đối với từng mặt hàng:

• Ghi lại kích thước sau khi đóng gói (dài × rộng × cao) tính bằng cm hoặc inch;
• Ghi lại trọng lượng cả bì (gross weight) mỗi kiện hàng tính bằng kg hoặc pound;
• Nêu rõ tổng số kiện hàng;
• Phân biệt rõ ràng giữa kích thước thiết bị (chưa đóng gói) và kích thước sau khi đóng gói—ghi cả hai nếu có sẵn.

2. Đảm Bảo Ảnh Tương Ứng Với Bảng Dữ Liệu

Gán một mã số ảnh duy nhất (ví dụ: IMG-01, IMG-02) cho mỗi ảnh. Đảm bảo rằng:

• Mỗi ảnh tương ứng với một mục trong bảng dữ liệu của bạn;
• Bạn cung cấp các góc chụp đại diện: toàn cảnh hàng hóa, cận cảnh bao bì, các dấu hiệu kích thước dễ nhận biết (ví dụ: thước dây hoặc nhãn ghi kích thước), và điều kiện hiện trường bốc/xếp hàng.

3. Xử Lý Thông Tin Không Chắc Chắn Hoặc Thay Đổi Một Cách Có Trách Nhiệm

Không được ước tính hoặc bịa đặt giá trị thiếu. Ghi rõ mọi dữ liệu chưa xác minh là “Chờ xác nhận”. Nếu bao bì thay đổi sau khi lập tài liệu ban đầu, hãy cập nhật tất cả kích thước, trọng lượng và ảnh liên quan cho phù hợp.

4. Bảo Vệ Thông Tin Nhạy Cảm Trên Ảnh

Trước khi chia sẻ hoặc đăng tải ảnh, hãy xem xét kỹ từng ảnh và che khuất hoặc xoá bỏ bất kỳ tên khách hàng, số đơn hàng, địa chỉ, nhãn nội bộ hoặc định danh cá nhân nào không cần công khai.

5. Bước Tiếp Theo: Gửi Dữ Liệu Cho GDONG Logistics

Gửi bộ thông tin đã chuẩn bị cho GDONG Logistics để xem xét. Ghi rõ những chi tiết còn chờ xác nhận và cập nhật khi cách đóng gói thay đổi. Phương án vận chuyển và khả năng cung cấp dịch vụ cần được xác nhận sau khi đội ngũ logistics xem xét thông tin.

1. Xác định thông tin lô hàng

Liệt kê tên hàng, số kiện, kích thước và trọng lượng. Bổ sung địa chỉ lấy hàng, ngày hàng sẵn sàng và địa chỉ giao đầy đủ tại Việt Nam. Ảnh hoặc thông số sản phẩm giúp đội ngũ xử lý nhận diện các yêu cầu đặc biệt.

2. So sánh các phương thức

Đường bộ có phương án nguyên xe và hàng ghép. Đường biển có FCL và LCL cho đơn hàng lớn hoặc có kế hoạch. Hàng không cần được cân nhắc khi mức độ khẩn cấp phù hợp với chi phí. Lựa chọn phụ thuộc vào toàn bộ hành trình và đặc điểm hàng.

3. Thống nhất trách nhiệm

Kiểm tra điều kiện thương mại với nhà cung cấp và bên nhận. Làm rõ bên phụ trách lấy hàng, xuất khẩu, vận tải, nhập khẩu, thuế và giao hàng. Yêu cầu phạm vi bằng văn bản thay vì mặc định mọi báo giá giống nhau.

4. Rà soát chứng từ trước khi xếp hàng

Chuẩn bị hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và thông tin sản phẩm từ sớm. Yêu cầu chứng từ phụ thuộc vào hàng và giao dịch. Trao đổi với đội ngũ phụ trách trước khi hàng rời nhà cung cấp.

5. Lập kế hoạch ngược từ ngày cần nhận

Tính cả chuẩn bị hàng, lấy hàng, xử lý tại cảng hoặc cửa khẩu và giao nội địa. Thời gian tàu chạy hoặc bay chỉ là một chặng. Hỏi rõ các mốc cập nhật trong hành trình.

FCL là gì?

FCL dành một container cho lô hàng của bạn. Phương án có thể phù hợp với đơn hàng lớn hoặc hàng cần hạn chế các khâu tập kết. Cần kiểm tra loại container, kích thước đóng hàng và giới hạn trọng lượng trên tuyến dự kiến.

LCL là gì?

LCL kết hợp hàng của nhiều chủ hàng. Phương án giúp vận chuyển các lô nhỏ bằng đường biển, đồng thời phát sinh khâu tập kết tại đầu đi và tách hàng tại đầu đến.

So sánh toàn bộ báo giá

Hỏi rõ phí đầu đi, cước chính, phí đầu đến, nhận hàng và giao cuối nếu bao gồm. Cước biển thấp không thể hiện toàn bộ chi phí. Kiểm tra cơ sở tính phí và các khoản không bao gồm.

Xem xét bốc xếp và đóng gói

Hàng ghép trải qua các khâu xử lý tại điểm tập kết. Bao bì cần phù hợp với hành trình. Với hàng dễ vỡ, khó xếp hoặc giá trị cao, gửi thông tin sớm và hỏi rõ phương án xử lý.

Quyết định dựa trên thông tin hàng thực tế

Gửi số kiện, kích thước, trọng lượng và ngày hàng sẵn sàng. Có thể yêu cầu cả hai phương án khi quy mô phù hợp. So sánh lịch trình, phạm vi và tổng giá thay vì áp dụng một ngưỡng thể tích chung.

Nơi lấy và nơi giao

Cung cấp địa chỉ đầy đủ, tên cơ sở và người liên hệ. Nêu rõ yêu cầu hẹn giờ và các hạn chế tiếp cận của phương tiện.

Hàng hóa và đóng gói

Ghi tên hàng, số kiện, loại bao bì, trọng lượng và kích thước từng kiện. Cho biết hàng có thể chồng xếp không và nơi gửi/nhận có thiết bị bốc dỡ hay không.

Đặc điểm đặc biệt

Thông báo về pin, chất lỏng, nam châm, hàng dễ vỡ, quá khổ hoặc các đặc tính khác. Gửi ảnh hoặc thông số để đánh giá điều kiện nhận hàng trước khi đặt chỗ.

Điều kiện thương mại

Nêu điều kiện thương mại nếu đã thống nhất, xác định đơn vị nhập khẩu và dịch vụ cần bao gồm. Yêu cầu làm rõ thuế và các khoản phí đầu đến không nằm trong báo giá.

Thời gian và phương thức ưu tiên

Chia sẻ ngày hàng sẵn sàng và ngày cần nhận. Nếu linh hoạt, đề nghị so sánh các phương án bộ, biển hoặc hàng không phù hợp. Ưu tiên rõ ràng giúp cân bằng thời gian và chi phí.